Warum wir auch weiterhin ausschließlich Waagen von KERN & SOHN vermieten.
Einmal fragte mich ein Kunde — ein renommiertes Industrieunternehmen aus der Region — ob wir für seine Inventur nicht alternativ auch einen anderen Hersteller für die Mietwaagen anbieten könnten. Der vom Kunde gewünschte Waagenhersteller war ein multinationaler Konzern mit einem sehr guten Namen und nach eigenen Angaben weltweiter Marktführer für Waagen. Der Verkäufer des Herstellers warnte mich am Telefon schon vorab vor den hohen Preisen. Als ich mir das zugesendete Angebot angesehen hatte, viel mir spontan das Wort “Apothekenpreise” ein. Nun dachte ich, vielleicht wäre der deutlich höhere Preis durch eine bessere Qualität bzw. Messgenauigkeit zu rechtfertigen, also verglich ich die Datenblätter für ähnliche Zählwaagen der beiden Hersteller. Tatsächlich war aber die Waage von KERN & SOHN, die wir als Standardzählwaage vermieten, im Vergleich der wesentlichen Parameter, wie Auflösung, Linearität und Reproduzierbarkeit, um den Faktor 10 besser.
Martin Thöle, Geschäftsführer
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI)
- die Vollständigkeit der Inventur,
- deren Richtigkeit,
- deren Nachprüfbarkeit,
- die Einzelerfassung der Bestände,
- Erleichternd gilt auch für Inventur und Inventar der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz.
(Quelle: Haufe)
Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?
Soweit ein Unternehmen nicht ausnahmsweise eine permanente Inventur durchführt, ist eine Stichtagsinventur vorgeschrieben. Diese wird normalerweise zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt wird. Diese Inventurmethode gilt zwingend für Gegenstände des Vorratsvermögens bei denen z. B. unvorhersehbarer Schwund, Verdunsten oder Verderb auftreten können oder die besonders wertvoll sind. Darüber hinaus kann nach § 241 Abs. 3 HGB eine zeitverschobene Inventur, d. h. drei Monate vor oder zwei Monate nach dem jeweiligen Bilanzstichtag stattfinden. (Vgl. Haufe)
Da Zählwaagen und Zählsysteme insbesondere bei Inventuren zum Einsatz kommen, heißen diese auch Inventurwaagen. Da diese meist in den Wochen vor dem Geschäftsjahresende durchgeführt werden, steigt die Nachfrage nach Mietwaagen in den Monaten November / Dezember sehr stark an. Einige Unternehmen haben aber auch ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr (endet z. B. im April, Juni oder September), sodass Leihwaagen das ganze Jahr benötigt werden. Dies kann u. a. saisonal bedingt sein (wenn beispielsweise die Lagerbestände besonders niedrig sind oder wenn die Produktion zum gewählten Inventurstichtag sowieso ruht) oder wenn eine Konzernmutter im Ausland der deutschen Tochtergesellschaft ein abweichendes Geschäftsjahr vorgibt.
Wie läuft eine Inventur ab?
Eine Inventur teilt sich in drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung mit Dokumentation. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Schritte (ohne Anspruch auf Vollständigkeit), die zu beachten sind:
Vorbereitung
- Legen Sie den Zeitpunkt der Inventur fest und informieren Sie alle Mitarbeiter und die Wirtschaftsprüfer rechtzeitig. Ggf. ist eine Urlaubssperre anzuordnen.
- Ernennen Sie einen Inventurverantwortlichen und wählen Sie das Inventurteam aus. Stellen Sie dabei sicher, dass die Mitglieder über die notwendigen Fachkenntnisse verfügen, z. B. Einkauf, Buchhaltung, IT, Lager und Produktion. Ggf. sind die Mitarbeiter vorab zu trainieren, z. B. im Umgang mit Inventurwaagen oder Taschenrechner mit Druckfunktion.
- Der Inventurleiter erstellt bzw. aktualisiert die Inventuranweisung (siehe Link zu Muster unten) und stimmt diese mit den Fachabteilungen, der Geschäftsführung und den Wirtschaftsprüfern ab.
- Erstellen Sie einen Inventurplan und legen Sie fest, welche Gegenstände und Bereiche gezählt werden sollen. Außerdem sollte dieser einen Maßnahmen-/Zeitplan mit definierten Verantwortlichkeiten enthalten und eine Liste der notwendigen Inventurhilfsmittel (wie z. B. Scanner, Zählwaagen mit Summenfunktion, Drucker für Waagen zur Dokumentation der Zählergebnisse, Tischrechner mit Drucker, Stromkabel sowie Verlängerungskabel, Zählzettel und Zählmarkierungen/-punkte für die Markierung bereits gezählter Bestände, (jedes Jahr mit anderer Farbe!), Computer für die Erfassung der Inventurergebnisse, Drucker, Mitarbeiterstempel, um den Zähler später identifizieren zu können) enthalten.
- Übersichtsliste der internen sowie externen Lager
- Lageplan für den Inventurtag (u. a. mit den Standorten für die Waagen und der Zähltische)
- Kunden, Lieferanten und Logistikdienstleister sind ggf. über eine Betriebs-/Werksschließung wegen der Inventur vorab zu informieren.
- Testen / prüfen Sie vorab, ob im ERP-System die Inventurergebnisse korrekt erfasst werden können.
- Fordern Sie Bestätigungen (für Waren oder Materialien, die dem eigenen Unternehmen gehören, z. B. wenn Materialien im Rahmen einer Lohnveredelung beigestellt werden) für Außenlager bei Lieferanten zum Inventurstichtag an.
- Bestellen Sie ausreichend Verpflegung für die Mitarbeiter
- Bereiten Sie alle benötigten Unterlagen und Hilfsmittel vor.
- Ziehen Sie eine vollständige Lagerbestandsliste kurz vor der Inventur aus dem ERP-System.
Durchführung
- Verwenden Sie die Zählzettel, um den Bestand manuell zu erfassen. Tragen Sie dabei die Artikelnummer, die Bezeichnung und die Menge der Gegenstände ein.
- Es empfiehlt sich besonders werthaltige oder kritische Materialien doppelt zu zählen.
- Verwenden Sie ggf. einen Scanner, um die Artikelnummern schneller und genauer erfassen zu können.
- Erfassen Sie die Zählergebnisse im ERP-System und erstellen Sie eine Liste mit den größten (wertmäßigen und mengenmäßigen) Abweichungen. Überprüfen Sie für die größeren Abweichungen den tatsächlichen Bestand vor Ort mit dem gebuchten Bestand und korrigieren Sie gegebenenfalls die Daten.
- Die Wirtschaftsprüfer ziehen — in Begleitung des Inventurverantwortlichen — ihre Stichproben.
- Besuchen Sie ggf. Lieferanten oder Außenlager persönlich, um substanzielle Lagerbestände zu prüfen — idealerweise auch am Inventurstichtag.
- Ziehen Sie eine Lagerbestandsliste nach der Inventur (bevor die Produktion wieder startet!).
Auswertung und Dokumentation
- Nach unserer Erfahung klären sich ein Teil der Abweichungen noch später auf. Dokumentieren Sie die Korrektur entsprechend mit einem Beleg. Korrigieren Sie die Bestände im ERP-System entsprechend.
- Führen Sie eine Auswertung der Inventurdaten durch und erstellen Sie einen Bericht über die Ergebnisse, z. B. einen Bericht über die größten Abweichungen. Versuchen Sie im Team die Ursachen für die Differenzen zu ermitteln, um diese zukünftig zu vermeiden.
- Der Inventurverantwortliche führt ein Review Meeting im Team durch, um die “Lessons Learned” aufzunehmen. Die Inventurrichtlinie/-plan ist entsprechend anzupassen.
- Archivieren Sie die Unterlagen (u. a. vollständige Lagerbestandsliste vor und nach Inventur, Zählzettel, Korrekturbelegen) für 10 Jahre.
Als gute Idee bei einem Kunden haben wir eine spezielle Emailadresse “inventur@…” gesehen. So können alle Emails zu einer Inventur archiviert sowie strukturiert abgelegt werden und im Folgejahr wieder darauf zugegriffen werden (auch, wenn der Verantwortliche wechseln sollte), z. B. kann dort neben den Zählergebnissen auch die Bestellung von Mietwaagen für die Inventur abgelegt werden.
Inventurrichtlinie/-anweisung
“Gem. § 241 HGB besteht die Verpflichtung, jährlich eine Inventur der Vorratsbestände durchzuführen. Die sich daraus ergebende Bestandsliste ist eine wesentliche Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses. Soweit die Inventur nicht zu zuverlässigen Ergebnissen führt, kann eine Zweitaufnahme notwendig werden. Die Inventuranweisungen dienen dazu, die Einhaltung der folgenden Grundsätze der Inventuraufnahme sicherzustellen.”
(Quelle: NWB)
Finden Sie hier ein kostenloses Muster für eine interne Inventuranweisung/-richtlinie. Die Inventuranweisung sollte auf die individuellen Anforderungen im Unternehmen angepasst werden und jährlich aktualisiert werden (z. B. um eine Wiederholung von Fehlern zu vermeiden).
Warum sollte man Zählwaagen bei der Inventur einsetzen?
Zählwaagen sind eine spezielle Art von Waagen, die insbesondere für das genaue Zählen kleiner Objekte oder Gegenstände konzipiert ist. Gegenüber dem manuellen Zählen hat die Verwendung von Zählwaagen hat folgende Vorteile:
- Präzises Zählenergebnis: Zählwaagen sind sehr genau, da sie ausgeklügelte Algorithmen verwenden, um Gegenstände auf der Grundlage ihres Gewichts genau zu zählen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn kleine, leichte Gegenstände gezählt werden sollen, die manuell nur schwer zu zählen sind.
- Kosteneffizient: Zählwaagen sind eine kosteneffiziente Lösung für Unternehmen sein, die kleine Artikel zählen müssen, da sie im Vergleich zu manuellen Zählmethoden Zeit sparen und die Genauigkeit verbessern können.
- Reproduzierbarkeit: Zählwaagen können konsistente Ergebnisse liefern, da sie nicht für menschliche Fehler anfällig sind, die beim manuellen Zählen von Artikeln auftreten können.
- Verbesserte Bestandsverwaltung: Mit Hilfe von Zählwaagen kann ein Unternehmen seinen Bestand genauer erfassen, was die Bestandsverwaltung verbessert und somit das Stock-Out-Risiko durch Fehlbestände verringert.
- Geschwindigkeit: Zählwaagen können Artikel schnell und effizient zählen, was gegenüber dem manuellen Zählen vier Zeit spart und die Produktivität erhöht.
Wie funktioniert eine Zählwaage?
Mit einer Zählwaage kann eine Menge bzw. Anzahl in Stück durch Wägung ermittelt werden. Sie ersetzt somit aufwendiges und fehleranfälliges Zählen per Hand (z. B. wenn eine Box mit mehr als 1000 Schrauben oder Dichtringen fgezählt werden müssen). Die Zählwaage funktioniert wie folgt: Zunächst wird eine Referenzmenge (z. B. 10 Stück oder mehr) gewogen und dieses als durchschnittliches Referenzteilegewicht abgespeichert. So größer die Referenzmenge, so geringer ist die statistische Abweichung vom tatsächlichen Gewicht. Dann wird mittels Tare-Funktion das Behälterleergewicht aus der Wägung abgezogen. In der Anzeige erscheint mit dem leeren Behälter darauf ein Gewicht von “0” kg. Die Waage rechnet im nächsten Schritt dann jede weitere Wägung durch Vergleich mit dem gespeicherten durchschnittlichen Referenzteilegewicht automatisch in eine äquivalente Stückzahl um.
Was ist bei der Inbetriebnahme einer Zählwaage zu beachten?
Bitte achten Sie bei Inbetriebnahme einer Zählwaagen noch auf Folgendes:
1) Sicherungsschrauben (soweit vorhanden) müssen gelöst werden (und vor Rückversand wieder angebracht werden!). Ggf. uns ansprechen.
2) Die Waagen dürfen nur unbelastet eingeschaltet werden, d. h. z. B. ohne einen Leerbehälter.
Wie wählt man geeignete Inventurwaagen aus?
Folgende Parameter sind bei der Auswahl einer Inventurwaage zu beachten:
- Maximal-/Gesamtgewicht, das gewogen werden soll
- Kleinstes Teilegewicht (davon abgeleitet die erforderliche Auflösung der Waage, siehe grüne Box unten)
- Maße, was gewogen werden soll
- Ort, wo gewogen werden soll (auf dem Tisch, auf dem Boden, mobil)
- Eichung oder Kalibrierung erforderlich?
Als Orientierung zur Auswahl der geeigneten Inventurwaagen mit Zöhlfunktion mit dem folgenden Wägebereich gilt:
1) Für Kleinstteile (mit einem Teilegewicht >=0,1 g) bieten wir für die Zählung von Kleinstteilen in großen Mengen (z. B. 15 kg Gesamtgewicht) ein spezielles Zählwägesystem an.
2) Bis zu 6 kg Maximalgewicht sind am besten geeignet zum Zählen von elektronischen Bauteilen, Gummi-O-Ringen, Kunststoff-Unterlegscheiben und anderen Kleinteilen.
3) Bis zu 30 kg sind geeignet für das Zählen von Standardteilen, wie z. B. Schrauben
4) Bis zu 60 kg sind geeignet für das Zählen von großen Bolzen, Muttern und anderen schweren Teilen.
5) Für das Wiegen von Großteilen sind am besten Paletten- bzw. Bodenwaagen mit Zählfunktion geeignet
Erforderliche Auflösung / Genauigkeit einer Waage
Als Faustregel für die Ablesbarkeit / Genauigkeit (d. h. Auflösung) der Waage gilt, dass diese mindestens 10x genauer sein sollte als das kleinste zu zählende Teil. Beispiel: Kleinstes zu zählendes Teil wiegt 1 g > Die Teilung / Auflösung der Waage sollte 0,1 g oder besser sein.
Wann sollten Waagen kalibriert sein?
“Die DAkkS ist die nationale Akkreditierungsstelle der Bundesrepublik Deutschland. Sie handelt nach der Verordnung (EG) Nr. 765/2008 und dem Akkreditierungsstellengesetz (AkkStelleG) im öffentlichen Interesse als alleiniger Dienstleister für Akkreditierung in Deutschland. … Nur ein akkreditiertes Kalibrierlabor darf DAkkS-Kalibrierscheine ausstellen.
Warum? DAkkS-Kalibrierung immer dann, wenn ein Prüfmittel (Waage oder Prüfgewicht) in einem Qualitäts-Management-Prozess, z. B. nach ISO 9000ff, TS 16949, VDA 6.1, FDA, GLP, GMP, … eingesetzt wird.
Was? Jedes einwandfreie Prüfmittel kann DAkkS-kalibriert werden.
Wie? Feststellung der Richtigkeit weltweit durch ein nach DIN EN ISO/IEC 17025 akkreditiertes Labor mit Rückführung auf international anerkannte Normale. Der DAkkS-Kalibrierschein bescheinigt sowohl die messtechnischen Eigenschaften der Prüfmittel, als auch die allgemeinen Anforderungen der Prüfmittelüberwachung.
Wo? International anerkannt – darüber wacht die ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation) und in Deutschland die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH).
Wann? Der Betreiber regelt die periodischen Rekalibrierungsfristen der Prüfmittel selbst. … Rekalibrierungsfristen sind abhängig von der Benutzungshäufigkeit, den Einsatzbedingungen und Ihrem Sicherheitsbedürfnis. Von Seiten der Normung ist kein bestimmtes Rekalibrierungsintervall vorgeschrieben. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Prüfgewichte bei intensiver Nutzung alle 6 Monate, bei normaler Nutzung alle 12 Monate rekalibrieren zu lassen.”
Quelle/Auszug aus: KERN & SOHN DAKKS-KALIBRIERSERVICE UND EICHSERVICE
Wann müssen Waagen geeicht sein?
“Unter einer Eichung, nach neuer Begrifflichkeit “Konformitätsbewertung” genannt, versteht man die amtliche Prüfung der Richtigkeit von Maßen, Gewichten, Waagen und Messwerkzeugen gemäß Maß- und Gewichtsgesetz.” (Quelle: KERN & SOHN Kalibrierservice ‑Eichung)
Die Eichung einer Waage schreibt der Staat unter anderem im geschäftlichen Verkehr vor. Sie dient insbesondere dem Verbraucherschutz.
Nach der EU-Richtlinie 2009/23/EG müssen Waagen amtlich geeicht sein, wenn sie wie folgt verwendet werden:
- Im geschäftlichen Verkehr, wenn der Preis einer Ware durch Wägung bestimmt wird.
- Bei der Herstellung von Arzneimitteln in Apotheken sowie bei Analysen im medizinischen und pharmazeutischen Labor
- Zu amtlichen Zwecken
- Bei der Herstellung von Fertigpackungen
- In der Heilkunde
Jede Waage wird vom Eichamt geprüft und mit einer Eichmarke versehen. Damit ist ihre Genauigkeit im Rahmen der zulässigen Eichtoleranz bestätigt. Der Geltungsbereich der EU-Eichung umfasst alle Mitgliedsstaaten der EU (Europäische Union).
Kalibrierung oder Eichung?
Oft fragen uns Kunden nach geeichten Zählwaagen für die Inventur, teilweise auch weil ihr Wirtschaftsprüfer dies verlangt. In der Regel ist dies für Inventurwaagen aber nicht erforderlich, sondern es reicht alternativ eine gültige Zertifizierung der Waage (nach DAkkS), um die Genauigkeit der Waagen nachweisen zu können.
Eichgültigkeitsdauer von Waagen
Die Eichgültigkeit wird in Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres bemessen, in dem die Waage zuletzt geeicht wurde. Sie gilt bis zum 31.12. des Ablaufjahres.
Beispiel: eine im Januar 2022 neu gekaufte und geeichte Waage muss spätestens im Dezember 2024 nachgeeicht werden. … Der Verwender der Waage ist gesetzlich verpflichtet, für die regelmässige Nacheichung seiner Messgeräte zu sorgen. (Quelle: KERN & SOHN — Eichfristen / Eichgültigkeitsdauer)
Eichung ist nur standortbezogen gültig
Die Eichung gilt aufgrund der unterschiedlichen Wirkung der Erdanziehung nur für den angegebenen Aufstellungsort. Zur Eichvorbereitung ist deshalb die Angabe des Aufstellungsortes mit Postleitzahl nötig.
Der Verwender der Waage ist gesetzlich verpflichtet, für die regelmäßige Nacheichung seiner Messgeräte zu sorgen.
Man muß die Verwendung neuer oder erneuerter Messgeräte innerhalb von sechs Wochen nach Inbetriebnahme bei der zuständigen Eichbehörde anzeigen (Anzeigepflicht nach § 32 MessEG).