Prakti­sche Infor­ma­tio­nen zum Thema Waagen und Inventur

Warum wir auch weiter­hin ausschließ­lich Waagen von KERN & SOHN vermieten.

Einmal fragte mich ein Kunde — ein renom­mier­tes Indus­trie­un­ter­neh­men aus der Region — ob wir für seine Inven­tur nicht alter­na­tiv auch einen anderen Herstel­ler für die Mietwaa­gen anbie­ten könnten. Der vom Kunde gewünsch­te Waagen­her­stel­ler war ein multi­na­tio­na­ler Konzern mit einem sehr guten Namen und nach eigenen Angaben weltwei­ter Markt­füh­rer für Waagen. Der Verkäu­fer des Herstel­lers warnte mich am Telefon schon vorab vor den hohen Preisen. Als ich mir das zugesen­de­te Angebot angese­hen hatte, viel mir spontan das Wort “Apothe­ken­prei­se” ein. Nun dachte ich, vielleicht wäre der deutlich höhere Preis durch eine besse­re Quali­tät bzw. Messge­nau­ig­keit zu recht­fer­ti­gen, also verglich ich die Daten­blät­ter für ähnli­che Zählwaa­gen der beiden Herstel­ler. Tatsäch­lich war aber die Waage von KERN & SOHN, die wir als Standard­zähl­waa­ge vermie­ten, im Vergleich der wesent­li­chen Parame­ter, wie Auflö­sung, Linea­ri­tät und Repro­du­zier­bar­keit, um den Faktor 10 besser.

Martin Thöle, Geschäftsführer

Die Grund­sät­ze ordnungs­mä­ßi­ger Inven­tur (GoI)

  • die Vollstän­dig­keit der Inventur,
  • die Richtig­keit der Inventur,
  • die Einzel­erfas­sung der Bestände,
  • die Nachprüf­bar­keit der Inventur.
  • Erleich­ternd gilt auch für Inven­tur und Inven­tar der Wirtschaft­lich­keits­grund­satz.
    (Quelle: Haufe)

Inven­tur­richt­li­nie / Inventuranweisung

“Gem. § 241 HGB besteht die Verpflich­tung, jährlich eine Inven­tur der Vorrats­be­stän­de
durch­zu­füh­ren. Die sich daraus ergeben­de Bestands­lis­te ist eine wesent­li­che Grund­la­ge für
die Erstel­lung des Jahres­ab­schlus­ses. Soweit die Inven­tur nicht zu zuver­läs­si­gen Ergeb­nis­sen
führt, kann eine Zweit­auf­nah­me notwen­dig werden. Die Inven­tur­an­wei­sun­gen dienen
dazu, die Einhal­tung der folgen­den Grund­sät­ze der Inven­tur­auf­nah­me sicher­zu­stel­len.”
(Quelle: NWB)

Finden Sie hier ein kosten­lo­ses Muster für eine inter­ne Inven­tur­an­wei­sung / Inven­tur­richt­li­nie. Die Inven­tur­an­wei­sung sollte auf die indivi­du­el­len Anfor­de­run­gen im Unter­neh­men angepaßt werden und jährlich aktua­li­siert werden (z. B. um eine Wieder­ho­lung von Inven­tur­feh­lern zu vermeiden).

Wann muss eine Inven­tur durch­ge­führt werden?

Soweit ein Unter­neh­men nicht ausnahms­wei­se eine perma­nen­te Inven­tur durch­führt, ist eine Stich­tags­in­ven­tur vorge­schrie­ben. Diese wird norma­ler­wei­se zehn Tage vor oder nach dem Bilanz­stich­tag durch­ge­führt wird. Diese Inven­tur­me­tho­de gilt zwingend für Gegen­stän­de des Vorrats­ver­mö­gens bei denen z. B. unvor­her­seh­ba­rer Schwund, Verduns­ten oder Verderb auftre­ten können oder die beson­ders wertvoll sind. Darüber hinaus kann nach § 241 Abs. 3 HGB eine zeitver­scho­be­ne Inven­tur, d. h. drei Monate vor oder zwei Monate nach dem jewei­li­gen Bilanz­stich­tag statt­fin­den. (Vgl. Haufe)

Da Zählwaa­gen und Zählsys­te­me insbe­son­de­re bei Inven­tu­ren zum Einsatz kommen, heißen diese auch Inven­tur­waa­gen. Da diese meist in den Wochen vor dem Geschäfts­jah­res­en­de durch­ge­führt werden, steigt die Nachfra­ge nach Mietwaa­gen in den Monaten Novem­ber / Dezem­ber sehr stark an.  Einige Unter­neh­men haben aber auch ein vom Kalen­der­jahr abwei­chen­des Geschäfts­jahr (endet z. B. im April, Juni oder Septem­ber), so dass Leihwaa­gen für Inven­tu­ren das ganze Jahr benötigt werden. Dies kann u. a. saiso­nal bedingt sein (wenn beispiels­wei­se die Lager­be­stän­de beson­ders niedrig sind oder wenn die Produk­ti­on zum gewähl­ten Inven­tur­stich­tag sowie­so ruht) oder wenn eine Konzern­mut­ter im Ausland der deutschen Tochter­ge­sell­schaft ein abwei­chen­des Geschäfts­jahr vorgibt.

Welche Punkte sind bei einer Inven­tur zu beachten?

Darüber hinaus sollte es einen Maßnah­men-/Zeit­plan mit definier­ten Verant­wort­lich­kei­ten für die Inven­tur geben, eine Liste der notwen­di­gen Inven­tur­hilfs­mit­tel (wie z. B. Scanner, Zählwaa­gen mit Summen­funk­ti­on, Drucker für Waagen zur Dokumen­ta­ti­on der Zähler­geb­nis­se, Tisch­rech­ner mit Drucker, Verlän­ge­rungs­ka­bel, Inven­turzähl­zet­tel und Zählmar­kie­run­gen), einen Perso­nal­pla­nung für die Inven­tur (ggf. mit Urlaubs­sper­re), Training z. B. für den Umgang mit den Inven­tur­hilfs­mit­teln, Verpfle­gung für das Inven­tur­team ist zu bestel­len, eine Übersicht der inter­nen sowie exter­nen Lager und einen Lager­plan (u.a. mit den Stand­or­ten für die Waagen) geben. Sollten die Bestän­de bei exter­nen Lagern einen höheren Wert ausma­chen, empfiehlt es sich diese persön­lich zu inspi­zie­ren, ansons­ten können auch ersatz­wei­se Bestä­ti­gun­gen von Ditten (z. B. Liefe­ran­ten bei Beistel­lun­gen) über den Lager­be­stand zum Stich­tag heran­ge­zo­gen werden. Kunden und Liefe­ran­ten sind ggf. über Werks­schlies­sung wegen der Inven­tur vorab zu infor­mie­ren. Nach der Inven­tur sollte es eine Nachbe­spre­chung mit den Verant­wort­li­chen geben, um den Inven­tur­pro­zess konti­nu­ier­lich zu verbessern.

Wie funktio­niert eine Zählwaage?

Mit einer Zählwaa­ge kann eine Menge bzw. Anzahl in Stück durch Wägung ermit­telt werden. Sie ersetzt somit aufwen­di­ges und fehler­an­fäl­li­ges Zählen per Hand (z. B. wenn eine Box mit mehr als 1000 Schrau­ben oder Dicht­rin­gen für eine Inven­tur gezählt werden müssen). Die Zählwaa­ge funktio­niert wie folgt: Zunächst wird eine Referenz­men­ge (z. B. 10 Stück oder mehr) gewogen und dieses als durch­schnitt­li­ches Referenz­tei­le­ge­wicht abgespei­chert. So größer die Referenz­men­ge, so gerin­ger ist die statis­ti­sche Abwei­chung vom tatsäch­li­chen Gewicht. Dann wird mittels Tare-Funkti­on das Behäl­ter­leer­ge­wicht aus der Wägung abgezo­gen. In der Anzei­ge erscheint mit dem leeren Behäl­ter darauf ein Gewicht von “0” kg. Die Waage rechnet im nächs­ten Schritt dann jede weite­re Wägung durch Vergleich mit dem gespei­cher­ten durch­schnitt­li­chen Referenz­tei­le­ge­wicht automa­tisch in eine äquiva­len­te Stück­zahl um.

Wie wähle ich geein­ge­te Waagen für die Inven­tur aus?

Folgen­de Parame­ter sind bei der Auswahl zu beachten:

  1. Maximal-/Gesamt­ge­wicht, das gewogen werden soll
  2. Kleins­tes Teile­ge­wicht (davon abgelei­tet die erfor­der­li­che Auflö­sung der Waage, siehe grüne Box unten)
  3. Maße, was gewogen werden soll
  4. Ort, wo gewogen werden soll (auf dem Tisch, auf dem Boden, mobil)
  5. Eichung oder Kalibrie­rung erforderlich?

Als Orien­tie­rung zur Auswahl der geeig­ne­ten Zählwaa­gen mit dem folgen­den Wägebe­reich gilt:
1) Für Kleinst­tei­le (mit einem Teile­ge­wicht >=0,1 g, <1 g) bieten wir für die Zählung von Kleinst­tei­len in großen Mengen (z. B. 15 kg Gesamt­ge­wicht) ein spezi­el­les Zählwä­ge­sys­tem an.
2) Bis zu 6 kg Maximal­ge­wicht sind am besten geeig­net zum Zählen von elektro­ni­schen Bautei­len, Gummi-O-Ringen, Kunst­stoff-Unter­leg­schei­ben und anderen Klein­tei­len.
3) Bis zu 30 kg sind geeig­net für das Zählen von Standard­tei­len.
4) Bis zu 60 kg sind geeig­net für das Zählen von großen Bolzen, Muttern und anderen schwe­ren Teilen.
5) Für das Wiegen von Großtei­len sind am besten Palet­ten- bzw. Boden­waa­gen mit Zählfunk­ti­on geeignet

Erfor­der­li­che Auflö­sung / Genau­ig­keit einer Waage

Als Faust­re­gel für die Ables­bar­keit / Genau­ig­keit (d. h. Auflö­sung) der Waage gilt, dass diese mindes­tens 10x genau­er sein sollte als das kleins­te zu zählen­de Teil. Beispiel: Kleins­tes zu zählen­des Teil wiegt 1 g > Die Teilung / Auflö­sung der Waage sollte 0,1 g oder besser sein.

Wann sollten Waagen kalibriert sein?

“Die DAkkS ist die natio­na­le Akkre­di­tie­rungs­stel­le der Bundes­re­pu­blik Deutsch­land. Sie handelt nach der Verord­nung (EG) Nr. 765/2008 und dem Akkre­di­tie­rungs­stel­len­ge­setz (AkkStel­leG) im öffent­li­chen Inter­es­se als allei­ni­ger Dienst­leis­ter für Akkre­di­tie­rung in Deutsch­land. … Nur ein akkre­di­tier­tes Kalibrier­la­bor darf DAkkS-Kalibrier­schei­ne ausstellen.

Warum? DAkkS-Kalibrie­rung immer dann, wenn ein Prüfmit­tel (Waage oder Prüfge­wicht) in einem Quali­täts-Manage­ment-Prozess, z. B. nach ISO 9000ff, TS 16949, VDA 6.1, FDA, GLP, GMP, … einge­setzt wird.

Was? Jedes einwand­freie Prüfmit­tel kann DAkkS-kalibriert werden.

Wie? Feststel­lung der Richtig­keit weltweit durch ein nach DIN EN ISO/IEC 17025 akkre­di­tier­tes Labor mit Rückfüh­rung auf inter­na­tio­nal anerkann­te Norma­le. Der DAkkS-Kalibrier­schein beschei­nigt sowohl die messtech­ni­schen Eigen­schaf­ten der Prüfmit­tel, als auch die allge­mei­nen Anfor­de­run­gen der Prüfmit­tel­über­wa­chung.

Wo? Inter­na­tio­nal anerkannt – darüber wacht die ILAC (Inter­na­tio­nal Labora­to­ry Accredi­ta­ti­on Coope­ra­ti­on) und in Deutsch­land die DAkkS (Deutsche Akkre­di­tie­rungs­stel­le GmbH).

Wann? Der Betrei­ber regelt die periodi­schen Rekali­brie­rungs­fris­ten der Prüfmit­tel selbst. … Rekali­brie­rungs­fris­ten sind abhän­gig von der Benut­zungs­häu­fig­keit, den Einsatz­be­din­gun­gen und Ihrem Sicher­heits­be­dürf­nis. Von Seiten der Normung ist kein bestimm­tes Rekali­brie­rungs­in­ter­vall vorge­schrie­ben. Wir empfeh­len Ihnen, Ihre Prüfge­wich­te bei inten­si­ver Nutzung alle 6 Monate, bei norma­ler Nutzung alle 12 Monate rekali­brie­ren zu lassen.”

Quelle/Auszug aus: KERN & SOHN DAKKS-KALIBRIERSERVICE UND EICHSERVICE

Wann müssen Waagen geeicht sein?

Oft fragen uns Kunden nach geeich­ten Waagen für die Inven­tur, teilwei­se auch weil ihr Wirtschafts­prü­fer dies verlangt. In der Regel ist dies für Inven­tur­waa­gen aber nicht erfor­der­lich, sondern es reicht alter­na­tiv eine gülti­ge Zerti­fi­zie­rung der Waage (nach DAkkS), um die Genau­ig­keit der Waagen nachwei­sen zu können.

Die Eichung einer Waage schreibt der Staat unter anderem im geschäft­li­chen Verkehr vor. Sie dient insbe­son­de­re dem Verbraucherschutz.

Nach der EU-Richt­li­nie 2009/23/EG müssen Waagen amtlich geeicht sein, wenn sie wie folgt verwen­det werden:

  1. Im geschäft­li­chen Verkehr, wenn der Preis einer Ware durch Wägung bestimmt wird.
  2. Bei der Herstel­lung von Arznei­mit­teln in Apothe­ken sowie bei Analy­sen im medizi­ni­schen und pharma­zeu­ti­schen Labor
  3. Zu amtli­chen Zwecken
  4. Bei der Herstel­lung von Fertigpackungen
  5. In der Heilkunde

Jede Waage wird vom Eichamt geprüft und mit einer Eichmar­ke verse­hen. Damit ist ihre Genau­ig­keit im Rahmen der zuläs­si­gen Eichto­le­ranz bestä­tigt. Der Geltungs­be­reich der EU-Eichung umfasst alle Mitglieds­staa­ten der EU (Europäi­sche Union).

Eichgül­tig­keits­dau­er von Waagen

Die Eichfrist für Waagen ist laut Mess- und Eichver­ord­nung (MessEV), Anlage 7 (zu § 34 Absatz 1 Nummer 1) bis auf dort spezi­fi­zier­te Ausnah­men auf generell zwei Jahre befris­tet. Die Eichgül­tig­keit wird in Jahren nach Ablauf des Kalen­der­jah­res bemes­sen, in dem die Waage zuletzt geeicht wurde. Sie gilt bis zum 31.12. des Ablauf­jah­res. Beispiel: Eine im Januar 2020 neu gekauf­te und geeich­te Waage muss spätes­tens im Dezem­ber 2022 nachge­eicht werden.

Eichung ist nur stand­ort­be­zo­gen gültig

Die Eichung gilt aufgrund der unter­schied­li­chen Wirkung der Erdan­zie­hung nur für den angege­be­nen Aufstel­lungs­ort. Zur Eichvor­be­rei­tung ist deshalb die Angabe des Aufstel­lungs­or­tes mit Postleit­zahl nötig.

Der Verwen­der der Waage ist gesetz­lich verpflich­tet, für die regel­mä­ßi­ge Nachei­chung seiner Messge­rä­te zu sorgen.

Man muß die Verwen­dung neuer oder erneu­er­ter Messge­rä­te inner­halb von sechs Wochen nach Inbetrieb­nah­me bei der zustän­di­gen Eichbe­hör­de anzei­gen (Anzei­ge­pflicht nach § 32 MessEG).